INFO EKSA

1. SISIH (Seiri) - Mengasing dan membuang benda-benda yang tidak diperlukan di tempat kerja.

• Diperkenalkan oleh Prof. Yuji Aida - The Art of Throwing Away

• Membuang sikap suka menyimpan barang-barang yang tidak diperlukan

• Kegagalan melaksanakan SEIRI mengakibatkan kesukaran untuk melaksanakan 4S yang seterusnya

• Kaedah untuk mendapatkan ruang kerja yang luas

Kategori benda :-
1. Diperlukan
     • Selalu digunakan
     • Kadang-kadang digunakan
     • Jarang digunakan

2. Tidak diperlukan
     • Benda yang tidak digunakan langsung
     • Benda yang berlebihan

SEIRI yang berkesan :-
Permulaan
1. Lancarkan hari pembersihan secara menyeluruh
2. Pastikan kesan yang besar pada hari tersebut

Kawalan
1. Lakukan SEIRI sekurang-kurangnya setahun DUA kali secara beramai-ramai
2. Lakukan SEIRI sekurang-kurangnya sebulan sekali secara berkumpulan
3. Elakkan pemesanan yang berlebihan
4. Laksanakan kempen "one is best"
5. Laksanakan teknik Akafuda

Apa itu teknik AKAFUDA?
• Teknik "How to visualize"
• Tag merah digunakan untuk tidak pasti digunakan
• Cabut tag merah sekiranya digunakan
• Tetapkan tempoh untuk benda tersebut dialihkan
• Alihkan sekiranya tag merah melampaui tempoh tersebut
• Tentukan samada dibuang, jual atau hantar ke tempat lain


2. SUSUN (Seiton) - Susun barang-barang yang diperlukan dengan teratur supaya mudah  diambil apabila diperlukan.

Matlamat SUSUN:
1. Mewujudkan tempat kerja yang kemas
2. Menghasilkan tempat kerja yang efisien dan efektif
3. Meningkatkan produktiviti melalui pengurangan masa mencari barang

Contoh aktiviti SUSUN :
a) Susun semua barang di tempat yang telah ditetapkan
b) Penyimpanan dan pengeluaran 30 saat
c) Standard simpan fail
d) Penandaan tempat dan zon
e) First in, First out (FIFO)
f) Papan notis yang kemas
g) Notis yang senang dibaca
h) Meja yang tersusun rapi
i) Penyusunan yang lurus dan bergaris tepat


3. SAPU (Seiso) - Bersihkan tempat kerja anda dengan rapi sehingga tiada habuk, minyak dan kotoran.

Perkara penting semasa aktiviti SAPU:
a) Cuci ialah pemeriksaan
b) Perasaan kepunyaan

Contoh aktiviti SAPU:
• Amalan 5-10 minit SAPU setiap hari
• Lakukan sebelum dan selepas kerja
• Pembersihan bersama pemeriksaan
• Ulang " Sweep-Wipe-Polish-Check-Fix"
• Laksanakan hari pembersihan umum setahun 2 kali
• Jalankan "Kempen Bersih Berkilat"

Jenis-jenis SEISO:
a) Mengemaskan kawasan kerja secara bersama (MAKRO)
b) Mengemaskan tempat kerja individu setiap hari.(INDIVIDU)
c) Menyelesaikan punca kekotoran.(MIKRO) 


4. SERAGAM (Seiketsu) - Sentiasa memelihara piawai penjagaan kebersihan dan pengelolaan tempat kerja.

Matlamat SERAGAM:
i) Pengurusan Standard untuk mengekalkan 5S
ii) Menekankan pengurusan visual

Apakah maksud 'Pengurusan Visual'?
a) Mudah diletak semula
b) Mudah dilihat
c) Mudah diambil
d) Mudah dicari

Matlamat Pengurusan Visual:
• Memudahkan untuk mematuhi undang-undang
• Memudahkan untuk engambil dan menyimpan benda
• Mengesan masalah atau kerosakan secara visual
• Menjimatkan masa untuk mengesan masalah
• Menjadikan kawasan kerja lebih kemas
• Mengurangkan masa mencari barang
• Mengurangkan masa pemeriksaan

Kaedah Pengurusan Visual :
1) Label
2) Gambar Rajah
3) Tanda Pengenalan
4) Warna Pengenalan
5) Penutup Lutsinar



5. SENTIASA AMAL (Shitsuke) - Selalu mematuhi peraturan penjagaan kebersihan - DISIPLIN DIRI

Matlamat Selalu Amal :
• Melatih staf dan pekerja agar dapat selalu menjaga kebersihan
• Mejadikan komunikasi dan maklumbalas sebagai agen perubahan

Aktiviti SHITSUKE :
a) Pelancaran 5S
b) Kempen dan Latihan Kesedaran 5S
c) Jadual pembersihan
d) Agihan zon tanggungjawab
e) Berikan "Tuan Punya" (ownership) mesin atau peralatan
f) Bangunkan tatacara pembersihan (jika perlu)
g) Bangunkan manual 5S
h) Rekodkan gambar Sebelum dan Selepas (kaizen)
i) Jalankan skim cadangan untuk 5S
j) Pertandingan antara zon

EKSA adalah singkatan kepada Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA). Ia diterajui oleh pihak MAMPU (Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia), dan ia merupakan penjenamaan semula bagi Pelaksanaan Amalan 5S Sektor Awam (2010), dan bertujuan untuk meningkatkan budaya kecemerlangan organisasi yang lebih berimej korporat dan melahirkan idea dan aktiviti kerativiti dan inovasi.

Latar Belakang:

MAMPU telah mengeluarkan Panduan Amalan 5S Sektor Awam pada tahun 2010, yang mana agensi/jabatan di bawah Sektor Awam sudah boleh memperolehi Pensijilan Amalan 5S melalui pihak MAMPU (Bahagian Inspektorat dan Pengiktirafan). Seperti yang sedia maklum selama ini Pensijilan 5S/QE (Sistem Persekitaran Berkualiti) di tunjangi oleh pihak MPC (Perbadanan Produktiviti Malaysia) sejak tahun 80an lagi. Manakala tempoh pensijilan 5S ini adalah selama 2 tahun sekali. Berbanding tempoh Pensijilan 5S MPC setahun sekali.

Bagi merealisasi dan memantapkan lagi Amalan 5S Sektor Awam ini, pada tahun 2011 pihak MAMPU telah melaksanakan Program Training of Trainers (ToT) Amalan 5S kepada Institut Latihan Awam. Sejak itu beberapa agensi/jabatan sektor awam mula memperolehi pensijilan 5S melalui pengauditan MAMPU. Sehingga tahun 2013 sejumlah 173 agensi/jabatan sektor awam telah memperolehi pensijilan ini

Tujuan Penjenamaan Semula

Antara tujuan penjenaaam semula nama 5S Sektor Awam kepada EKSA adalah untuk mewujudkan pelaksanaan Amalan 5S yang lebih korporat, fokus kepada persekitaran kerja yang kondusif, ke arah kepelbagaian agensi, mengutamakan kreativiti dan inovasi dan ‘go-green’.

Faedah EKSA

Antara faedah dari pelaksanaan EKSA ini adalah:

• Mewujudkan persekitaran tempat kerja berkualiti;
• Meningkatkan kecekapan dan keberkesanan pengurusan organisasi;
• Mengenalpasti, mengurangkan dan menghapuskan pembaziran;
• Meningkatkan semangat ‘esprit de corp’;
• Meningkatkan displin warga agensi/jabatan, dan
• Meningkatkan mutu penyampaian perkhidmatan.

Pensijilan EKSA

Dengan penambahbaikan kriteria sedia ada kepada yang baru (lebih terperinci mengikut kesesuaian persekitaran tempat kerja), serta perlantikan Champion EKSA kepada wakil-wakil pegawai sektor awam/ILA yang terpilih.

Pihak MAMPU berusaha untuk menyegerakan proses pensijilan dengan aliran seperti berikut:

1. PERMOHONAN – Kemukakan Surat Rasmi kepada Ketua Pengarah MAMPU dengan mengemukakan laporan Audit Dalam
2. PENGAUDITAN – 1 @ 2 hari sesi audit 5S MAMPU, bergantung kepada lokasi dan bilangan zon
3. PELAPORAN – akan disediakan 1 hari selepas sesi pengauditan
4. PENSIJILAN – akan diberi hanya 3 hari selepas pengauditan (jika memenuhi syarat)

Semoga matlamat EKSA terus tercapai dan memudahkan lagi pengiat amalan 5S dengan lebih berimej korporat, tidak membebankan dengan tugas hakiki, melahirkan banyak idea kreativiti dan inovasi serta memberi impak yang besar dalam sektor awam.